Wenn Patienten einen Behandlungstermin nicht einhalten, nicht rechtzeitig oder gar nicht absagen, kann es für den Zahnarzt teuer werden. Trotz entgangener Erträge sind Aufwendungen zu schultern und ein Ausfallhonorar steht in den Sternen. Unter Praxisinhabern ist das ein oft diskutiertes Thema, mit dem auch die Firma infin aus München bestens vertraut ist. Das Unternehmen möchte mit einer neuen Softwarelösung den finanziellen Schaden minimieren helfen.
Dr. Peter Klotz hat sich mit dem infin-Geschäftsführer Dipl.-Ing. Uwe Schneider über die geplante Dienstleistung für Zahnärzte unterhalten.

Herr Schneider, für Ärzte ist es ein großes Ärgernis, wenn Patienten vereinbarte Termine kurzfristig und ohne vorherige Information „platzen“ lassen.

Dieses Problem hört meine Firma ständig. Wir arbeiten seit über 20 Jahren mit Kunden der Gesundheitsbranche zusammen. Was notwendig wäre, ist ein zeitlich flexibel gestalteter Erinnerungsservice für Patienten. Über verschiedene Medien wie SMS, E-Mail, per Sprachansage oder WhatsApp-Nachricht sollen sie daran erinnert werden, Behandlungs- oder Vorsorgetermine wahrzunehmen oder zumindest rechtzeitig abzusagen. Das würde den finanziellen Verlust der Ärzte deutlich verringern, und natürlich auch die Frustration auf beiden Seiten. Wir arbeiten an einer solchen Lösung mit dem Ziel, die Einnahmen für die Praxen zu steigern, manuelle durch automatisierte Abläufe zu ersetzen und die Patientenbetreuung zu verbessern. Natürlich unter strikter Berücksichtigung des Datenschutzes.

Wie soll Ihre Lösung konkret funktionieren und was wird dafür notwendig sein?

Notwendig wird lediglich eine Internetverbindung, denn der Zugriff erfolgt über eine Web-Applikation. Dadurch möchten wir sicherstellen, dass jede Praxis unseren Dienst nutzen kann, unabhängig von deren technischer Ausstattung. Die Praxen erhalten von uns Zugangsdaten und müssen sich online anmelden. Minimal benötigt werden lediglich Eingaben zum Termin, wahlweise die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und der sog. Erinnerungszyklus. Eine Erinnerung kann ein- oder mehrmalig erfolgen, zum Beispiel eine Woche und/oder einen Tag zuvor versendet werden. Patienten erhalten dann eine SMS, Nachricht über Messenger-Dienste, E-Mail oder automatisierte Sprachansage übers Festnetz.

Wir möchten aber unseren Dienst nicht darauf beschränken, Erinnerungen zu verschicken. Zusätzlich sollen frei wählbare Nachrichten, so genannter FREITEXT, an Patienten verschickt werden können. Beispielsweise kann an das Mitbringen des Heil- und Kostenplanes oder anderer Unterlagen erinnert werden. Mittels Freitext kann jede Praxis die Patienten auch rechtzeitig über Urlaub, Ausfälle oder Terminänderungen informieren. Wenn zum Beispiel aus Krankheitsgründen eine Praxis kurzfristig geschlossen werden muss, möchte man verärgerte Patienten vor verschlossenen Türen vermeiden. Dann ruft man schnell von Zuhause oder von unterwegs unsere Web-Applikation auf und benachrichtigt quasi mit einem Mausklick alle Patienten des oder der nächsten Tage.
Zwecks Patientenbindung und Imagesteigerung können selbst Geburtstagsgrüße versendet oder „frohe Ostern“ gewünscht werden. Voll- oder teilautomatisiert, je nach technischer Ausgangslage.

Wie viel würde Ihr Service kosten?

Wir planen verschiedene Angebote je nach Bedarf und Größe unserer Kunden. Es wird vermutlich mehrere Dienstleistungspakete geben, abhängig von der voraussichtlichen Anzahl zu verschickender Nachrichten und zusätzlicher Features. Entsprechend der Praxisgröße und Patientenstruktur lässt sich das stets passende Paket/Abonnement auswählen.

Entscheidet die Wahl des Paketes darüber, welche Kommunikationskanäle ein Kunde verwenden darf?

Nein, er erhält jeweils Zugang zu allen Kanälen. Letztlich entscheidet der Patient darüber, wie er die Nachrichten erhalten möchte. Insbesondere verfügen ältere Patienten oftmals noch über kein Handy. Damit sie dennoch informiert werden können, erhalten sie mittels Sprachansage auf einem Festnetzapparat die Nachricht ihres Arztes.

Wann ist der konkrete Starttermin Ihres neuen Produktes geplant?

Geplanter Starttermin ist das Frühjahr 2017. Wir sind jetzt noch in der Produktentwicklungsphase. Danach sind die Programmierer in der Pflicht. Auch die rechtlichen Aspekte gilt es zu berücksichtigen, denn als registrierter Telekommunikationsanbieter steht der Datenschutz bei uns an erster Stelle. Wir arbeiten selbstverständlich mit verschlüsselten Datenbanken und nur auf deutschen Servern. Alle nicht notwendigen Daten werden zudem nach Gebrauch sofort gelöscht. Das heißt, wir wollen den strengsten Datenschutz gewährleisten.

Wird es für die ersten Nutzer Ihres Services Sonderkonditionen geben?

Ja, das ist vorgesehen. Die Verhandlungen diesbezüglich sind noch nicht abgeschlossen, aber die Mitglieder des Kammerbezirks Oberbayern werden von günstigeren Konditionen profitieren.